آموزش تولید محتوا الکترونیکی برای مبتدیان
آموزش تولید محتوا الکترونیکی پس از بروز مشکلات استفاده از محتوا و اسناد کاغذی در دنیا با استقبال زیادی مواجه شد تا جایی که امروزه آموزش تولید محتوا الکترونیکی و استفاده از متدهای آن در بسیاری از ارگان ها و شرکت ها یک ضرورت محسوب می‌شود.
چگونه میتوان اطلاعات را به راحتی جستجو کرد، وقتی که بین برنامه های مختلف پخش می‌شوند، در مکان های مختلف ذخیره می‌شوند، در داخل دایرکتوری های شبکه پنهان می‌گردند و از طریق ایمیل های مختلف پراکنده می‌شوند؟
بهترین راه برای انجام این کار آموزش تولید محتوا الکترونیکی و استفاده از نرم افزار مدیریت محتوای الکترونیکی (نرم افزار ECM) است.
مدیریت محتوا الکترونیکی چیست؟
مدیریت محتوای الکترونیکی (ECM) به پروسه ضبط، ذخیره سازی، بازیابی و مدیریت اسناد، پرونده ها، ایمیل ها، ارتباطات الکترونیکی و سایر اسناد ایجاد شده توسط سازمان ها اطلاق می‌شود.
چشم انداز مدیریت محتوای الکترونیکی شامل پیاده سازی دقیق مراحل تولید محتوا برای ادغام سیستم ها، ذخیره سازی، پایگاه های داده، برنامه های کاربردی مانند ایمیل، ضبط داده ها، کشف الکترونیکی، ابزارهایی مانند جستجو و ارائه خدمات برای مدیریت محتوای الکترونیکی در یک چرخه عمر کامل است.
برای مثال، ضبط و بایگانی هر ایمیل در یک سازمان را درنظر بگیرید که در یک پایگاه مرکزی بایگانی شود و پس از گذشت حتی چندین سال به صورت خودکار براساس جستجوی کلمه کلیدی بازیابی شود.
محتوای الکترونیکی چگونه کار می‌کند؟
مدیریت محتوای الکترونیکی به طور بالقوه تاثیر قابل ملاحظه‌ای بر کاهش هزینه و زمان برای بایگانی و جستجو در اسناد حیاتی دارد. آموزش تولید محتوا الکترونیکی و پیاده سازی مراحل تولید محتوا معمولا بی‌قاعده است و به صورت تکاملی انجام می‌شود.
بایگانی ایمیل و سیستم های مدیریت اسناد نقطه شروع منطقی برای سازمان هایی است که ادغام سیستم های متفاوتی را در طول زمان تجربه خواهند کرد.
آموزش تولید محتوا الکترونیکی را بیاموزیم!
پس از سفارش تولید محتوا و ایجاد شدن اسناد و مدارک مورد نظر می‌توانید از سیستم مدیریت محتوای الکترونیکی استفاده نمایید. دقت کنید بسیاری از محتواهای ایجادشده مانند تولید محتوا در شبکه های اجتماعی یا محتوای ایجادشده برای طراحی سایت از ابتدا به صورت الکترونیکی تهیه می‌شوند و نیازی به تبدیل نخواهند داشت.
مدیریت محتوای الکترونیکی (ECM)
برای پیاده سازی مراحل تولید محتوا و به انجام رساندن سیستم مدیریت محتوای الکترونیکی میتوان یک دستورالعمل کلی را به شرح زیر در نظر گرفت:
تعیین هدف آموزش
به صورت کلی، چشم انداز سیستم ECM این است که یک بایگانی اسناد کاملا یکپارچه را ایجاد کند تا سیستم بازیابی قادر به استفاده از آنها و اشتراک گذاری باشد. اهداف جزء برای هر مجموعه بسته به نوع فعالیت متفاوت خواهند بود.
تعیین وظایف و نقش های محتوا
در طول انجام مراحل تولید محتوا، وظایف و نقش های متعددی وجود خواهد داشت، باید تمامی وظایف را با شرح دقیق تعیین کنید. نقش های مشخص‌شده به عنوان یک راهنما برای اختصاص وظایف درج می‌شوند.
ارجاع مسئولیت به تیم تولید محتوا
برای انجام هر مرحله و هر وظیفه یک تیم مشخص و برای هر تیم یک مسئول مشخص تعیین کنید و شرح وظایف را در اختیار آنان قرار دهید.
تعیین منابع و زمان بندی محتواها
تمامی منابع مورد نیاز برای انجام هر مرحله را تخمین زده و در اختیار گروه مربوطه قرار دهید، برای زمان بندی به تقدم و تاخر فعالیت ها دقت کنید.
مزایای مدیریت محتوای الکترونیکی کدامند؟
نگه داشتن محتوا در یک مخزن مرکزی و امن که دسترسی آسان به آن از طریق وب در هر جایی ممکن است، تضمین می‌کند که شما می‌توانید همواره از جدیدترین و به روز ترین مطالب بدون نیاز به دسترسی به اسناد کاغذی استفاده نمایید.
یک جستجوی سریع محتوا را برای شما پیدا کرده و همه چیزهایی که نیاز دارید را از طریق رایانه یا دستگاه همراه شما در دسترس قرار می‌دهد.
مزایای دیگر استفاده از این سیستم
- روند پردازش محتوای ساده
- مخزن سند مرکزی
- بهبود کنترل کیفیت مطالب و اسناد
- دسترسی به محتوای صحیح و جالب
- مدیریت محتوای اسناد
- تائید محتوا و ویژگی های انتشار
- مستندات پیشرفته و دسترسی به تاریخچه هر محتوا